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項目采購流程梳理

項目采購：當項目團隊無法自行生產某些產品或服務時，為了讓項目團隊的時程安排更順暢，以及提高工作效益，就會考慮將之外包給其他廠商。

當項目無法自行生產某些產品時，就會考慮外包，而管理從承包商獲得項目合同的所有流程，即為項目采購管理。項目采購管理流程一般包括幾個部分：

1、項目采購規劃

指決定產品或服務要自制、租賃或外包。如果選擇外包，則要擬出外包計劃，以及明確產品及服務的規格。

在與賣方議定合同時，主要的判斷依據是產品的形態、成本或各項資源的可取得性；并且視項目的需求，選擇不同的合同類型：

1）成本償還合同：買方依據賣方實際執行的工作內容，支付賣方實際支出的成本，同時加上特定利潤給賣方。

2）固定總價或總包合同：在合同條件下，買方支付固定價格給賣方，二賣方要在此價格范圍內，完成所有的工作內容。

3）時間與材料合同：兼具以上兩種特性，用于金額較小的采購，或是買方對合同總價及采購數量尚未明確的情況。

在選定合同類型后，接著需要開出《項目采購清單及規格說明書》，制定尋找賣方的規則辦法：招投標、詢價等。通常，項目團隊在這個階段，也應該著手建立供應商選擇的標準和評定標準。

2、項目采購執行

廠商根據買方開出的需求例如，確認要項目購買的產品、數量，以及所需的功能和規格，提供賣方報價單。在此階段，項目團隊將必須在“項目招標說明會”上，回復賣方所提出的諸多問題，并在說明會結束后，將所有答詢記錄文件化，傳送給所有的賣方廠商，確保所有潛在賣方都能接收到相同并正確的信息。

在完成了“核準賣方清單”“賣方建議書”或標單后，再來就是進行賣方選定：這個工作的重點就在于列出最能滿足項目需求，并且能有效降低項目風險的賣方。在一般狀況下，項目團隊通常都會同時選擇多個賣方，以分散項目風險；除非是項目面臨了很大時程壓力、賣方具有項目所需產品的專利權、賣方具有獨特能力或資格例如，具有某國際認證，或是雙方已簽訂長期合作條約等情況下，才會選擇單一供應商。

3、項目采購的管理

完成賣方選定之后，這時就進入了“合同執行”的階段，目的是要確認買、賣雙方都確實遵守合同中，白紙黑字定下來的規范和權利義務，同時維護雙方權益。有些組織會為了集中管理各項合同，而設立專職單位，此舉的優點是能提升合同處理的專業性；不過，這種分成兩個單位作業的方式，也會造成項目經理難以取得合同專業人員的協助。

4、項目采購后收尾

在結案之前，必須完成每一個項目采購的流程。除了要按照合同上的結案程序，驗收外包項目產品/采購項目，同時也要從此次采購流程中累積知識與技能，將項目中的經驗值、實務上的風險或規劃，轉化成文件，方便日后其他項目參考之用。在采購過程中，項目經理雖然不直接處理合同相關事宜，但還是要協助采購人員，辨識所有風險，完成項目風險分析，同時協助建立、修改及管理合同。

在項目管理中，采購是很容易被忽略的一環，常會發生因采購環節規劃不夠嚴謹、樣品延遲送到，造成試驗時間也跟著往后拖，因而牽動到其他流程等等問題發生。

項目采購畢竟不同于一般日常采購，沒有明確的KPI關鍵績效指標或衡量標準，因此對采購而言，他們很難判斷該如何適時地提供資源，協助項目完成，而這也形成了項目實務上的盲點，執行時應特別留意。此外，在采購實務上最不可輕忽的一件事，就是“供貨商的挑選”。

實用技巧：

1）采購文件的復雜及詳細程度，會因為項目采購的項目，和可承受的風險不同，而有所差異。

2）合同工作說明書中，應詳述工作內容及附帶工作條件例如，要定期進行進度報告），以確保賣方能清楚完整地了解買方的需求及工作目標。

3）選擇合同類型時，可以考慮：項目開始之后變更的頻率與影響范圍、賣方執行項目所需投入的時間及成本、業界使用的標準合同、市場競爭情形，以及風險高低等問題