項(xiàng)目成本控制是一個(gè)持續(xù)的過程，有助于將職能分為四個(gè)步驟:資源規(guī)劃、估算、預(yù)算和控制。它們大多是連續(xù)的，但有可能在項(xiàng)目中途發(fā)生一些資源變化，迫使預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。或者，在控制過程中觀察到的偏差可以調(diào)用估算修正。
資源規(guī)劃是確定執(zhí)行項(xiàng)目所需資源并將項(xiàng)目完成的過程。資源的例子有人員（如雇員和承包商）)和設(shè)備（如基礎(chǔ)設(shè)施、大型施工車輛和其他供應(yīng)有限的專門設(shè)備）。
資源規(guī)劃是在項(xiàng)目開始時(shí)完成的，在實(shí)際工作開始之前。
首先，項(xiàng)目經(jīng)理需要準(zhǔn)備好工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。他們需要查看WBS中的每個(gè)子任務(wù)，詢問完成這個(gè)任務(wù)需要多少人，需要什么樣的技能，以及需要什么樣的設(shè)備或材料。
雖然這一步發(fā)生在規(guī)劃階段，但是項(xiàng)目經(jīng)理需要考慮實(shí)際情況。例如，你可能確定了對具有特定專業(yè)知識(shí)的資源的需求，但如果組織中沒有這樣的資源，你就必須考慮雇用一個(gè)承包商或培訓(xùn)你的團(tuán)隊(duì)。所有這些真實(shí)的變量都會(huì)影響成本控制。
通過采用這種任務(wù)級(jí)別的方法，項(xiàng)目經(jīng)理就可能得到所有資源的準(zhǔn)確而完整的清單，然后將其作為下一步估算成本的輸入。
成本估算是對與執(zhí)行項(xiàng)目所需資源相關(guān)的成本進(jìn)行量化的過程。為了進(jìn)行成本計(jì)算，我們需要以下信息：
■ 資源需求
■ 每個(gè)資源的占用時(shí)長
■ 每種資源的價(jià)格
■ 了解公司的財(cái)務(wù)狀況和報(bào)告結(jié)構(gòu)
■ 假設(shè)清單
■ 潛在風(fēng)險(xiǎn)
■ 過去的項(xiàng)目成本和行業(yè)基準(zhǔn)
估算和實(shí)際成本之間的偏差越大，項(xiàng)目成功的可能性就越小。然而，有許多估算模型可供選擇。如果你有大量來自類似項(xiàng)目的歷史成本數(shù)據(jù)，那么類比估算是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。一些組織更喜歡數(shù)學(xué)方法，如參數(shù)建?；虺绦蚬烙?jì)和檢查技術(shù)（PERT）。
估算可以說是成本控制中最困難的步驟，因?yàn)闇?zhǔn)確性是關(guān)鍵。此外，項(xiàng)目經(jīng)理還必須考慮諸如固定成本和可變成本、管理費(fèi)用、通貨膨脹和金錢的時(shí)間價(jià)值等因素。
然后就需要在采用自上而下和自下而上的方法之間做出選擇。當(dāng)過去的成本數(shù)據(jù)可用時(shí)，自上而下通常有效。在這個(gè)方面，項(xiàng)目經(jīng)理通常有執(zhí)行類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，因此可以很好地進(jìn)行決策。自下而上適用于組織沒有很多經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目，因此，在任務(wù)級(jí)別計(jì)算成本估算值，然后往上推算是有意義的。
成本預(yù)算可以看作是估算的一部分，也可以看作是一個(gè)獨(dú)立的過程。預(yù)算是將成本分配到項(xiàng)目特定部分的過程，例如特定時(shí)間段的單個(gè)任務(wù)或模塊。預(yù)算包括用于管理意外費(fèi)用的應(yīng)急儲(chǔ)備金。
預(yù)算創(chuàng)建了一個(gè)成本基線，據(jù)此我們可以繼續(xù)度量和評(píng)估項(xiàng)目的成本績效。如果沒有預(yù)算，估算的總成本仍然是一個(gè)抽象的數(shù)字，中途很難衡量。對項(xiàng)目績效的評(píng)價(jià)使我們有機(jī)會(huì)評(píng)估為項(xiàng)目的未來階段需要撥出多少預(yù)算。
確定預(yù)算的另一個(gè)原因是，組織經(jīng)常依賴預(yù)期的未來現(xiàn)金流來提供資金。在初始階段，項(xiàng)目經(jīng)理的資金有限，必須相應(yīng)地設(shè)定目標(biāo)。這類似于在最初的幾個(gè)月里建好地基和一層樓，然后完成項(xiàng)目的其余部分。
成本控制是衡量自基線的成本偏差并采取適當(dāng)行動(dòng)的過程，如增加預(yù)算分配或減少工作范圍，以糾正差距。成本控制是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中持續(xù)進(jìn)行的過程。這里的重點(diǎn)是及時(shí)清晰的報(bào)告和衡量。
與成本基準(zhǔn)一樣，成本控制計(jì)劃也是成本控制的重要輸入。這個(gè)計(jì)劃包含了一些細(xì)節(jié)，比如如何測量項(xiàng)目績效，偏差的閾值是什么，如果超出閾值將采取什么行動(dòng)，以及擁有決策權(quán)的人員和角色的列表。
在處理大型項(xiàng)目中的數(shù)百項(xiàng)任務(wù)時(shí)，成本控制可以提供決策者所需的透明度，以便迅速對情況做出反應(yīng)。
與項(xiàng)目管理的其他方面類似，成本控制會(huì)因許多變量而變得復(fù)雜。這個(gè)過程本身很復(fù)雜，需要注意細(xì)節(jié)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒?。?xiàng)目管理軟件的使用可以大大簡化這個(gè)過程。
像Gungho項(xiàng)目管理這類軟件提供了一個(gè)集中位置對所有項(xiàng)目的數(shù)據(jù)和信息，幫助你了解預(yù)算差異、進(jìn)行審批、跟蹤分析項(xiàng)目等。系統(tǒng)以實(shí)時(shí)儀表板可以進(jìn)行清晰而簡單的報(bào)告。其跨計(jì)劃、估計(jì)、預(yù)算和控制的數(shù)據(jù)集成可實(shí)現(xiàn)持續(xù)監(jiān)控和快速、主動(dòng)的響應(yīng)。
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